Obowiązek aktualizacji danych osobowych i adresu do korespondencji spoczywa bezpośrednio na działkowcu. Wynika on z §176 Statutu PZD oraz § 81 Regulaminu ROD.
Działkowiec ponosi ewentualne konsekwencje (np. skutki prawne doręczenia) w przypadku niedokonania aktualizacji swoich danych kontaktowych.
Zgodnie z § 81 Regulaminu ROD, pisma wysłane na stary adres i zwrócone przez pocztę pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
W związku z brakiem aktualnego adresu korespondencyjnego lub w przypadku zmian w adresie mailowym czy numerze telefonu niemożliwe staje się zawiadomienie działkowca nie tylko o niedopłatach czy nadpłatach. Niemożliwe staje się poinformowanie działkowca o terminie walnego zebrania, wywozie gabarytów, odpadów zielonych czy też o innych istotnych dla działki oraz ogrodu wydarzeniach.
Zmiany należy zgłaszać pisemnie bezpośrednio do Zarządu Rodzinnego Ogrodu Działkowego.